聚會舉辦時間要盡早確定。

畢業(yè)多年，同一個班級的老同學都分布在全國各地，所以，每一場同學聚會活動會因為每次的人數，預算，食宿的場所不同也會有不同的消費層次的，從而呈現出一種消費階梯。 由于每個人都有自己的事情要忙所以至少要在同學聚會開始前兩個月，組織者開始各項準備工作?？梢栽诹奶燔浖锵冉ㄒ粋€同學群，盡可能把所有同學都聯(lián)系上，好確定接下來的文化衫的件數以及酒店費用等。當然兩個月的時間，并不意味著一定需要這么長時間進行準備。 但是，充分的準備時間可以確保您輕松地安排同學聚會活動的各項事宜。如果同學聚會準備的時間過于倉促，的問題就是在于邀請的同學因忙于工作和生活，也許不能準時出席同學聚會。

成立同學會籌備委員會

同學會籌委會是聚會的組織和決策中心，一個稱職的、分工合理的籌委會能使籌備進程事半功倍?；I委會通常由班干部、活躍分子或是班里有威望的同學組成。由于一場同學會參與人數較多，若事事集體決策則不僅耗費大量時間精力，嚴重拖慢進程，而且容易動搖軍心。因此建議，籌辦階段實行籌委會民主集中制，即在大的方向性決策方面，適當參考大家建議，而有關同學會活動策劃的各處細節(jié)，則由籌委會代為決策。

同學會的籌備工作分為3類，籌委會可參考進行分工：

1) 決策工作，負責活動策劃與設計的拿捏審核，與策劃師的聯(lián)系溝通，敲定服務項目、同學會方案、各類設計稿件等等。

2) 聯(lián)系工作，負責聯(lián)系同學，統(tǒng)計到場人數，傳達活動相關信息。

3) 財務管理工作，負責同學報名費的收集以及活動各項費用的賬務管理，包括活動開銷的簽單埋單。

確定同學會時間和地點

同學會時間和地點的確定需要在全班人討論的基礎上由籌委會最終決定。同學聚會策劃公司已為數千個集體提供優(yōu)質的產品與服務，盡力讓每個參加聚會的同學都增添一份精彩的人生回憶。由于一場同學會籌備期較長，同學們確定自己行程以及參加意向的過程也會有一定的反復，所以籌備期間籌委會人員需要就聚會時間、地點等細節(jié)問題多次征求大家的意見再最終確定。建議至少確定2個及以上的備選時間和地點，方便在籌備期間出現問題時做出調整，減少重新聯(lián)系同學修改時間地點的過程。

關于同學會場地的預訂

將根據客戶對同學會的構想和要求推薦適合本次聚會的酒店，并協(xié)定定金、住宿、餐飲、會場等服務的團隊價格，供籌委會參考；若籌委會已確定活動場地，則需提供場地接洽人的聯(lián)系方式，會務組將實地考核該會場是否合適辦會；若會場合適，會務組將直接與場地負責人溝通籌辦事宜。

為了避免不必要的誤會，減少三方溝通信息傳遞失真，會務組只負責勘察布置場地、信息傳達、協(xié)調溝通等事宜。關于報價單以外的消費（酒店定金、房間、餐飲、會場租用等）原則上均由客戶直接與服務商簽單結算。