在整理文書檔案時，分類和歸類是不可或缺的環(huán)節(jié)。分類主要依據(jù)年度、機構(gòu)或問題、保管期限三個因素，形成不同的分類方案。而歸類則是在確定文件材料屬于歸檔范圍并判定保管期限后，將其放置到相應位置的過程。
貴陽創(chuàng)信達科技有限公司的檔案數(shù)字化系統(tǒng)不僅具備的檢索功能，還能對檔案數(shù)據(jù)進行深度挖掘和分析，為單位決策提供更加科學、的依據(jù)。同時，還注重數(shù)據(jù)與隱私保護，采用多重備份策略和國際標準的數(shù)據(jù)存儲方案，確保檔案的長期可訪問性和性。
簡而言之，檔案數(shù)字化加工就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案進行保存。這一過程需遵循國家局頒布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）標準，包含數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫構(gòu)建、檔案掃描、圖像后期處理、數(shù)據(jù)掛接以及數(shù)字化成果的驗收與移交等多個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
數(shù)字化檔案來源包括兩個部分，一部分是隨著政府信息化的進程，網(wǎng)絡化辦公與無紙化辦公的出現(xiàn)，各機構(gòu)生成大量的電子文件，電子文件歸檔后作為電子檔案存儲在檔案館。
另一部分就是館藏的紙質(zhì)檔案、照片、膠片等傳統(tǒng)檔案利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描儀等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息。
數(shù)字化檔案的定義，目前不同的人有不同的認知。一部分人認為數(shù)字化檔案是電子文件歸檔后的產(chǎn)物。另一部分人認為數(shù)字化檔案是傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字化形式的檔案。還有一部分人認為前兩者都是。
