在保函有效期內，經辦人要密切與擔保銀行的聯(lián)系，隨時向擔保銀行提供足以證明合同義務履行的文件、資料，要求逐步減少擔保金額或注銷擔保金額。 如有的合同是一次性履行合同義務，當一次性的合同義務履行完畢后，經辦人應盡快將有關文件送給擔保銀行，并聲明拒絕招標人的任何索賠，必要時還可要求擔保銀行通知招標人或業(yè)主。如有的合同是多次履行合同義務的，則每履行完其中一項義務后，經辦人就應當向銀行提供一次文件（提單、發(fā)票、完工證書、驗收證明等），并要求遞減擔保金額，以拒絕招標人對這一項義務的索賠。企業(yè)的業(yè)務部門和財務部門應密切配合共同完成這項工作，以防止或減少對外經濟合同中產生的不必要糾紛和不應當承擔的賠償。

預付款保函（advance payment guarantee）承包人要求銀行向業(yè)主(發(fā)包人) 出具的保證業(yè)主所支付的工程預付款用于實施項目的一種信用函件。投標人在中標后簽訂的合同中規(guī)定，承包人委托銀行向業(yè)主出具的由業(yè)主按合同規(guī)定向承包人支付一筆工程預付款，及時用于實施項目的保證函件（即A委托B向C作出擔保，擔保內容是C按合同約定向A支付的預付款確實在用于項目的實施）。擔保銀行應為業(yè)主所接受。如承包人不履約，業(yè)主可憑保函向擔保銀行索賠。

保函涉及四個方面的人，申請人（投標人）、辦理人（擔保公司）、擔保人（銀行）、受益人（招標方）。那么既然有了申請人、擔保人、受益人，為什么還需要辦理人呢？銀行保函其實就是一張銀行保證書，時銀行作為保證人向受益人開立的保證文件，很多人想去辦理銀行保函，卻不知道辦理銀行保函的流程，以及辦理銀行保函所需要的材料，接下來，我們將為大家解決這個問題。

由于該款項是對供貨方在履約之前所作的預付，買方為了避免日后由于供貨方拒絕履行義務或者無法履行義務，卻不退款而無端遭到損失，通常要求供貨方在買方預付之前的若干日內通過其銀行開出預付保函，或者相當于合約尚未履行部分相當比例的預付金額，使買方能夠順利的收回所預付的款項，有銀行作出承諾。保函涉及四個方面的人，申請人（投標人）、辦理人（擔保公司）、擔保人（銀行）、受益人（招標方）。那么既然有了申請人、擔保人、受益人，為什么還需要辦理人呢？